Spedition Dokumente und Dokumentenarchiv

Elektronische Erstellung, Bearbeitung und Archivierung

Dokumente auf Papier war gestern. In Scope werden Dokumente elektronisch erzeugt und als PDF in einer elektronischen Akte abgelegt. Sie können mit Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht – und bei Bedarf sogar ausgedruckt werden. Wenn Sie ein Dokument mehrfach anlegen, bleiben ältere Versionen erhalten, so dass Änderungen nachvollziehbar sind. In der elektronischen Akte können Sie auch extern erzeugte Dokumente in beliebigen Formaten ablegen. Umgekehrt können Sie Dokumente extern revisionssicher hinterlegen.

Archivierung in der elektronischen Akte

Ob für notwendige Nachweise oder die Klärung von Unstimmigkeiten, Scope sorgt für lückenlose Einsicht und Transparenz. Durch die Archivierung in der elektronischen Akte können Sie aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente zu allen Vorgängen rück- oder nachverfolgen.

Ablage in externem Dokumentenarchiv mit Revisionssicherheit

Über eine XML-Schnittstelle können Sie Dokumente automatisch an ein externes Dokumentenarchiv übermitteln, wo sie revisionssicher hinterlegt werden. Die Dateien enthalten außer dem PDF auch Metadaten wie Zeitstempel, Rechnungsnummern, Sendungsnummern, Transport- oder Hausdokumentennummer sowie Zollreferenzen.

Export von ATLAS und e-dec Dokumenten zur Zollabwicklung

Neben Sendungs- und Rechnungsdokumenten stehen Ihnen auch alle Dokumente aus der jeweiligen Zollabwicklung in ATLAS und e-dec für den Export in ein externes Dokumentenarchiv zur Verfügung.

Ergänzende Dokumente in beliebigen Formaten archivieren

Ergänzend zu Dokumenten für Spedition, Finanzen und Zoll können Sie im Dokumentenarchiv weitere Dokumente in beliebigen Formaten – z. B. Scans von Eingangsrechnungen – hinterlegen. So werden alle Dokumente an einem einzigen Ort aufbewahrt, auch wenn in Ihrem Unternehmen mehrere abrechnende Systeme im Einsatz sind.

Dokumentenauswahl durch Konfiguration festlegen

Durch entsprechende Konfiguration können Sie festlegen, welche Dokumente extern archiviert werden sollen. So ist gewährleistet, dass Dokumente mit vorgeschriebener Aufbewahrungsfrist – z. B. Rechnungs- und Zolldokumente – revisionssicher hinterlegt sind, während ergänzende Dokumente in der elektronischen Akte in Scope verbleiben.

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