IAA erzeugt durch den Wechsel zu Scope nicht nur Zufriedenheit, sondern wahre Glücksgefühle
International Airfreight Associates ist ein unabhängiger und zuverlässiger Partner für alle Logistikprozesse. Luftfracht, Seefracht, Perishables, Fresh und Road. Mit Fokus auf zukunftsorientierte Logistik und die logistisch günstige Lage am Flughafen Amsterdam Schiphol, liefert IAA maßgeschneiderte Lösungen. Für Import und Export. Für Versender und Agenten. Weltweit und Door-to-Door. Dabei legt das Unternehmen größten Wert auf die Verantwortung gegenüber seinem wichtigsten Kapital, den Menschen. Motiviert, engagiert und bestens ausgebildet ist das Team zu Recht stolz auf das Erreichte und immer auf der Suche nach neuen Lösungen. Um mit den steten und immer schnelleren Veränderungen in der Speditionsbranche Schritt zu halten.
Grenzen vs. Chancen
Mit seiner Philosphie und stets auf der Suche nach der besten Lösung kam Tony van den Brande, General Manager IAA, in Kontakt mit Henk Boorsma von Riege Software Niederlande. Im Fokus stand sein Anspruch, sich deutlich vom Wettbewerb abzugrenzen. Durch exzellenten Service zu fairen Preisen, durch respektvollen Umgang mit Kunden und ihren Anliegen, durch ein Team, das aus den besten der Branche besteht. Folglich war er nicht länger bereit, die doch eher begrenzten Fähigkeiten seines bisherigen Systems zu tolerieren.Abgesehen von seinen offensichtlichen Schwächen war das alte System noch weniger für die Abwicklung von E-Commerce geeignet. Als Mitglied eines E-Commerce-Netzwerks und im Hinblick auf Neugeschäfte in China brauchte Tony zur Wahrnehmung der damit verbundenen Chancen zusätzlich eine leistungsstarke E-Commerce-Lösung.
Keine Angst vor Cargo & Co. aber vor der eigenen Courage
Außer seiner mangelnden Eignung für E-Commerce verursachte das alte System immer wieder doppelte Arbeit bei der Abwicklung von Spedition und Zoll. Schlimmer noch, Eingangs- und Ausgangsrechnungen wurden zwar im System erzeugt, mussten aber anschließend manuell erneut in das externe Buchhaltungssystem Exact Globe eingegeben werden.
„Offen gestanden bereitete mir der Wechsel zu einem anderen System am Anfang schlaflose Nächte. Das alte System war ein Trauerspiel, aber es lief. Scope war überaus beeindruckend, aber wie würde der Migrationsprozess, die gesamte Umstellung ablaufen? Würde – von Anfang an – alles richtig laufen? Würde ich, würden wir alle am Ende glücklich sein? Die Antwort ist: Ja! Wir waren glücklich und sind es noch immer.“
Das Ende des Trauerspiels
Nach einigen notwendigen Anpassungen und der Entwicklung eines integrierten E-Commerce-Moduls für ETS ging IAA am 1. Januar 2016 mit Scope live. Die Luftfracht-, Seefracht- und Zoll-Module nutzen alle Unternehmen der Gruppe: International Airfreight Associates, IAA Fresh, IAA Ocean und IAA Road.
Zu Beginn startete IAA mit 4 Niederlassungen (1 in RTM, 3 in AMS). Mittlerweile sind 2 weitere für das neu gegründete Unternehmen Air Cargo Consultants hinzugekommen. Neben der Vereinfachung sämtlicher Arbeitsabläufe ist IAA jetzt auch in der Lage, AGS Import Deklarationen aus den CSV-Dateien eingehender E-Commerce-Sendungen zu erzeugen.
Das korrespondierende E-Commerce-Modul läuft ebenfalls wie gewünscht. Excel-Tabellen mit allen relevanten Angaben zu Sendungen aus China werden automatisch in Scope importiert. Unter Nutzung eines hinterlegten Templates können die Daten dann ohne Umwege und manuelle Eingriffe direkt an den Zoll übermittelt werden.
Das Zeitalter der Glücksgefühle
Seit der Einführung von Scope ist IAA in der Lage, schneller und effizienter zu arbeiten. Das Unternehmen kann auch jederzeit pro-aktiv auf sich abzeichnende Veränderungen oder mögliche Kundenwünsche eingehen. Mit den Ergebnissen sind Mitarbeiter ebenso glücklich wie Kunden, deren Anforderungen in kürzerer Zeit besser erfüllt werden.
Selbst das externe Buchhaltungssystem Exact Globe ist nahtlos in Scope integriert. Daten von Debitoren, Kreditoren, Kostenvoranschlägen, Ein- und Ausgangsrechnungen werden 100% zuverlässig zwischen den beiden Systemen ausgetauscht. Das spart nicht nur zusätzlich Zeit, es erzeugt auch zusätzliche Glücksgefühle.
„Wir hatten keinen Zweifel, dass Scope sämtliche Anforderungen von IAA erfüllen würde. Die Frage, die uns mehr bewegte, war, würden wir IAA auch im gewünschten Sinne des Wortes glücklich machen? Als Tony uns das bestätigte, waren wir auch glücklich.“
Scope unterstützt die Mitarbeiter im Tagesgeschäft bei der Abwicklung von Sendungen und bei der Zollabfertigung. Vergessen sind die Zeiten doppelter Arbeit, in denen Daten immer wieder in verschiedene System manuell neu eingegeben werden mussten. Durch den Einsatz von Scope spart IAA nicht nur enorm viel Zeit, sondern erspart sich auch enorm viel Frustration. Mehr noch, alle Beteiligten sind glücklich. Mitarbeiter, Kunden, und allen voran natürlich Tony selbst, der sogar mehr als glücklich ist, die richtige Entscheidung getroffen zuhaben.