In de luchtvrachtsector wordt onder leiding van IATA al geruime tijd gewerkt aan het idee van “ONE Record”. Het doel is het vaststellen van een uniform registratiemodel waarbij is bepaald welke data, die altijd bij de eigenaar ligt, onder welke voorwaarden toegankelijk is voor bepaalde deelnemers (volgens het "publisher-subscriber” principe). Als lid van de taskforce “One Record” ondersteunt Riege dit initiatief en zijn we intern bezig met modellen voor een “One Record”-server waar de gegevens beschikbaar zijn, kunnen worden opgehaald en geüpdatet.
“One Record” in “één systeem”
Maar er zijn nog heel wat hobbels op de weg. De gegevens moeten nog gestandaardiseerd worden en de toegang en toegangsrechten van de deelnemers zijn ook nog niet definitief vastgesteld. Expediteurs die niet willen wachten tot dit proces is afgerond en toch een uniform datamodel in één systeem willen gebruiken, vertrouwen daarom op Scope: One System. One Record.
“Eén dossier”-concept in Scope
Er is meer dan genoeg software die je helpt om goederen en spullen van A naar B te krijgen. En dat gaat gepaard met een wirwar aan data. Scope, de digitale standaard voor expeditie, Douane en afhandeling, is gebaseerd op het concept van “één dossier”: de gegevens worden maar één keer ingevoerd en opgeslagen in een enkele database. Na elke stap worden ze automatisch geüpdatet. En terwijl de wirwar aan gegevens in internationale forwarding dus nog niet helemaal is uitgebannen, heeft Scope daar geen last van.
Van Scope naar Scope
Als de export agent en de import agent allebei met Scope werken, kunnen de zendingen worden verwerkt zonder dubbele invoer. Daarnaast hoeft de gebruiker niet van systeem te wisselen en ook de tijdrovende handmatige synchronisatie van gegevens is niet nodig. Dat zorgt voor kortere verwerkingstijden van ladingen, een grotere data-integriteit, minder invoerfouten en minimale correcties. Alle processen en procedures gaan dus sneller en de expediteur werkt efficiënter met meer winst.
Scope in de praktijk
Als een exporterende agent een zending in Scope aanmaakt en de importerende agent werkt ook met Scope, verschijnt de zending automatisch bij de de import agent als een importlading. Hij kan dan verder worden verwerkt en bijvoorbeeld al voorlopig worden ingeklaard bij de Douane. Aangezien dit allemaal binnen dezelfde database plaatsvindt, weet de export agent altijd precies de stand van zaken en kan de klant op de hoogte houden. Dat levert een voorsprong op de concurrentie op, want informatie over de status is essentieel als extra service voor zowel de expediteur als de opdrachtgever.
“One Record is een baanbrekend initiatief van IATA. En wij doen mee. Daarom zal Scope in de komende jaren verder worden ontwikkeld vanuit het principe van "One Record" naar echt One Record”
Scope Connect
Met de webportal extensie Scope Connect hebben geautoriseerde gebruikers op elk moment toegang tot de gegevens van de lading en kunnen afhankelijk van hun rol actie ondernemen. Ze kunnen de gegevens zien en updaten, bijvoorbeeld door milestones te vervullen die dan voor alle partijen worden afgevinkt.
Maar met Connect heeft Scope nog meer mogelijkheden. Klanten kunnen online hun boeking invoeren. De gegevens zijn onmiddellijk zichtbaar in Scope en de expediteur kan op basis daarvan een zending aanmaken zonder de gegevens opnieuw in te voeren. Andere deelnemers, zoals transportbedrijven, kunnen bijdragen aan een naadloos proces van deur tot deur door hun mijlpalen te vervullen, wat dan meteen voor alle betrokkenen zichtbaar is. Allemaal dankzij die ene registratie aan het begin en allemaal binnen één systeem: Scope – One system. One Record.
Toegevoegde waarde van Scope
In de praktijk blijkt de kracht van Scope pas echt bij een communicatie van Scope-tot-Scope. Maar als er externe systemen worden geïntegreerd, kan daar ook op elk moment in de leveringsketen mee worden samengewerkt en verbinding mee worden gemaakt. Daarbij ligt de focus op volledige zichtbaarheid voor alle betrokkenen, betere kwaliteit en meer productiviteit, lagere kosten en hoger rendement, trouwe klanten en tevreden werknemers. De toekomst van de logistiek is digitaal. Scope is de toekomst van de digitale logistiek.