exporto gebruikt Scope voor volledig geautomatiseerde inklaring van goederen bij de Duits-Zwitserse grens
exporto, een bedrijf met vestigingen in Konstanz aan de Duitse en Kreuzlingen aan de Zwitserse kant van de grens, is een complete dienstverlener voor Douane-inklaring en goederenexport uit Duitsland. Waar nodig regelen ze ook de invoer in Duitsland van artikelen die door klanten worden teruggestuurd. De service is vooral in trek bij online winkels, die zich daarmee volledig kunnen concentreren op hun winkelbeheer, een goede klantenservice en het aantrekken van nieuwe klanten. Het bureaucratische proces van inklaring en vervoer over de grens wordt geregeld door exporto en de oneindige kennis van de twee oprichters, Julius Komp en Pascal von Briel. Kennis die ze met vallen en opstaan hebben opgedaan. Want het oorspronkelijke idee was heel anders.
Twee vrienden, één gedachte
Julius en Pascal kennen elkaar van school. Omdat ze allebei weinig zagen in een toekomst in loondienst, zonnen ze op ideeën die hen niet alleen financieel succes zouden opleveren, maar waarmee ze ook hun onafhankelijk en vrijheid zoveel mogelijk zouden behouden. Uiteindelijk kozen ze voor iets wat eigenlijk heel erg voor de hand lag: ze maakten gebruik van de prijsverschillen tussen Duitsland en Zwitserland, met name voor duurdere consumentenelektronica, computerhardware en hoogwaardige huishoudelijke apparaten. De online shop preis1.ch was geboren.
Een bedrijf met twee poten
De baby op de wereld zetten was één ding. Maar het opbouwen van een eigen bedrijf en de structuur om de baby groot te brengen was iets heel anders. Het opzetten van een vestiging in Zwitserland bleek een tamelijk ingewikkelde dans met de Zwitserse autoriteiten op te leveren. De positieve kant van het verhaal was echter dat de partners daardoor hun eerste ervaringen opdeden met het omgaan met autoriteiten en bureaucratische procedures. Wat de twee vrienden echter duidelijk hadden onderschat waren de eisen voor de Douane procedures van goederen die de grens overgaan.
De winkel liep steeds beter, maar de Douanezaken bleken veel complexer en tijdrovender te zijn dan verwacht. Het Duitse ATLAS en de e-dec- en eVV-procedures van de Zwitserse Douane waren grotendeels onbekend terrein. Julius en Pascal kwamen er al snel achter dat ze eigenlijk een bedrijf met twee poten hadden opgezet, met aan de ene kant een winkel en aan de andere kant een Douanekantoor. Voor elk van beide poten was specifieke kennis nodig en ze moesten allebei worden onderhouden, geüpdatet en geprofessionaliseerd.
Veel hulp van de Douane
De twee vrienden slaagden erin om meer verkeer te genereren en de omzet van hun winkel te verhogen door hard te werken en de procedures in e-commerce zo optimaal mogelijk te standaardiseren. Het toepassen van de juiste Douaneprocedures en het opstellen en leveren van de verplichte documentatie voor een breed scala aan productgroepen bleek een grotere uitdaging te zijn dan ze aanvankelijk hadden gedacht. Maar hier gaat alle lof naar de Douane-autoriteiten aan beide kanten van de grens. Welke fouten er ook maar werden gemaakt of hoeveel vragen er ook waren, Julius en Pascal leerden de mensen bij de Douane kennen als begripvol, behulpzaam en coöperatief. Fouten corrigeren, geen probleem. Documenten invullen, geen probleem. De informatie en uitleg was helder en begrijpelijk en werd met veel geduld gegeven.
“We hadden verwacht dat ze ons naar huis zouden sturen om ons huiswerk te doen. In plaats daarvan kregen we hulp en ondersteuning op alle niveaus, zowel in Duitsland als in Zwitserland.”
Volgens Julius en Pascal ligt de verklaring van hun uitstekende relatie met de Douane in bijna vergeten waarden: respect, bereidheid om te leren en dankbaarheid. Een waardering die Douanebeambten zelden meer meemaken.
Van e-commerce tot e-customs
In 2019 kwam er een even verrassende ommekeer: de winkel liep goed, er was een stevige financiële basis, maar ineens kwam het centrum van de vraag te liggen in een professionele Douane-afhandeling. Eerst vanuit de particuliere sector, maar in toenemende mate van andere online winkels.
De jonge ondernemers besloten daarom een tweede bedrijf op te richten: exporto. Al ging dat, in hun ogen, niet bepaald van een leien dakje. Het systeem dat ze gebruikten voor Douanezaken rond de export was er een met eenrichtingsverkeer. Voor de Zwitserse procedures moesten ze inloggen op de officiële websites van de Zwitserse Douane en vervolgens elke keer opnieuw alles handmatig invoeren. Het bedrijf groeide, en daarmee ook de onnodige werkbelasting. Er was een oplossing nodig, en natuurlijk wilden ze de beste oplossing. De inklaring zou volledig digitaal moeten plaatsvinden en dus volledig geautomatiseerd moeten worden.
“Er moest een eind komen aan de tijd die we kwijt waren met handmatige invoer en het wisselen tussen systemen. Het doel was het stroomlijnen van alle activiteiten via automatisering met het beste systeem.”
Julius en Pascal onderzochten de markt van Douanesystemen. De eisen waaraan zo’n systeem zou moeten voldoen, waren duidelijk en helder geformuleerd. Welke leverancier zou het antwoord hebben?
Ondersteuning van begin tot eindeloos
Een van de bedrijven die werden benaderd was Riege. Damir Galijasevic, Senior Sales Manager bij Riege Software, nam de opdracht aan. Meer dan als verkoper stelde hij zich op als ondersteuner en probleemoplosser. Hij begreep waar bij exporto de pijnpunten lagen. Damir presenteerde Scope als een naadloze integratie met het door exporto zelf ontwikkelde ERP, waarin alle data van exporto’s systeem voor merchandisebeheer geïmporteerd konden worden. De verdere afhandeling zou vervolgens plaatsvinden in Scope, via het uploaden van een enkel CSV-bestand met de gegevens voor meerdere Douane-aangiften op basis waarvan Scope automatisch alle aangiften in e-dec genereert.
Deze samenwerking garandeert een soepele gegevensstroom van de systemen van exporto’s klanten via exporto’s eigen ERP en Scope rechtstreeks naar de Douane en terug. Zonder handmatige interventie en zonder te wisselen van systeem. Een oplossing op maat. Snel, veilig en betrouwbaar. En het allerbelangrijkst: eenvoudig en overtuigend. Omdat Julius en Pascal uit eigen ervaring wisten welke complexe processen er op de achtergrond en onzichtbaar voor de klant in Scope worden uitgevoerd, waren ze onder de indruk en enthousiast. exporto koos zonder enige aarzeling voor Scope.
“Het is altijd fijn om Scope als een probleemoplosser te presenteren. En het geeft veel voldoening om een jonge start-up te ondersteunen bij hun verdere ontwikkeling.”
Vervolgens ging een compleet serviceteam bij Riege aan de slag om ervoor te zorgen dat alles naar wens verliep: Pascal Weiss van Riege Software Switzerland en Patrick Hörsken, Stefanie Hoster, Christoph Knolle en Sandra Stütz in Meerbusch. Volgens exporto was de service van hoog niveau, met een gedegen inzicht in de problemen, de vriendelijkheid die typisch is voor Riege en – heel belangrijk – altijd als gelijken. Riege maakt geen onderscheid tussen gevestigde bedrijven en jonge start-ups.
Scope maakt alles gemakkelijker
exporto beschouwt Scope als een hoogwaardige oplossing die eenvoudig kan worden aangepast aan interne processen. Hierdoor worden alle procedures gestroomlijnd en sneller uitgevoerd, waardoor aanzienlijk meer bestellingen kunnen worden verwerkt. Dit maakt Scope een motor van groei. Niet de enige motor, maar wel een krachtige, die ook nog eens bijna geen onderhoud nodig heeft. De ontwikkelaars bij expert bevestigen dit graag:
“Dankzij het eenvoudige en gestructureerde proces in Scope was de interface met ons zelfontwikkelde ERP sneller tot stand gebracht dan we verwachtten.”
Met name de verwerking van de Zwitserse eVV, waarvoor in het verleden twee externe websites geopend moesten worden, is 100% verbeterd, aldus experto. Julius en Pascal zijn ervan overtuigd dat met de interactie tussen hun ERP en Scope de data, en daardoor ook de goederen, sneller worden getransporteerd dan in enig ander systeem. Zelfs de meest grote hoeveelheden leveren geen problemen op voor de ondernemers. Zij en hun systemen zijn daar optimaal op voorbereid. Het enige wat misschien minder soepel zal werken in de toekomst, is het bedrijf zelf. In tegenstelling tot hun ERP en Scope, hebben de vier vaste medewerkers van het bedrijf wel hun grens bereikt.
De preis1-kwestie
Julius en Pascal zijn tot het besef gekomen dat ze geen twee bazen kunnen dienen. Aanvankelijk wilden ze immers zelfs niet voor één baas werken. Maar nu kwam de vraag: wat doen we met onze eigen online winkel? Hoe dierbaar hun kindje preis1.ch hen ook was, na de lockdown door Corona en het succes van exporto was het nauwelijks te rechtvaardigen om de winkel nieuw leven in te blazen door te investeren in extra personeel.
De winkel blijft echter bestaan als een testplatform voor Douaneprocedures. Twee of drie weken lang worden maatregelen voor de verdere stroomlijning van processen, nieuwe producten en productgroepen onderworpen aan strenge testprocedures waarbij zelfs Scope zichzelf en zijn waarde moet bewijzen. Pas als alles succesvol doorlopen is, worden de producten uitgerold naar de klant. Er is dus nog steeds een bestaansreden voor preis1.ch en Julius en Pascal kunnen blijven genieten van hun baby. Al is het met gemengde gevoelens.
exporto breidt uit
Natuurlijk is het succes van exporto niet alleen te danken aan de software. Zoals altijd is het een middel om een doel te bereiken, maar niet onmisbaar. Het unieke verkooppunt van exporto is een geavanceerd concept van complete service. De Zwitserse klanten plaatsen de bestelling in Duitsland en de winkels sturen de goederen naar Konstanz tegen binnenlandse verzendkosten. De goederen worden automatisch aangegeven bij de Douane en vervolgens vervoerd naar Zwitserland, waar ze zonder extra kosten of omwegen door Swiss Post worden afgeleverd bij klant.
Het systeem voor retourzendingen van exporto zorgt er met dezelfde betrouwbaarheid voor dat teruggestuurde goederen weer zonder bureaucratisch gedoe aankomen bij de afzender. Want ook daarbij zorgt Scope voor een inzichtelijke afhandeling binnen de Douane. In de paar maanden sinds de oprichting eind 2019 heeft dit concept al talloze operators van online winkels veranderd in tevreden klanten. In het voorjaar van 2020 werd de eerste belangrijke klant binnengehaald.
Er liggen meer klanten in het verschiet en die verwachten misschien een nog uitgebreidere dienstverlening. Sinds augustus 2020 beschikt het bedrijf over een magazijn dat klanten moeite, middelen, tijd en geld bespaart. De goederen worden opgeslagen totdat ze worden verkocht, bestelde artikelen worden verpakt in originele verzenddozen, ingeklaard bij de Douane en vanuit Zwitserland naar de eindklant gestuurd. Er is geen beperking wat betreft productcategorie of soorten merchandise. Scope en exporto kunnen het allemaal aan. Een betere basis voor groei is er niet.