Simply Orange, met hoofdkantoor in Querétaro, Mexico is een buitengewoon klantgerichte en pragmatische expediteur. Er zijn geen verrassingen voor klanten met verborgen kosten, integendeel, de dienstverlening streeft hun wensen voorbij en de uiteindelijke factuur is lager dan verwacht. Meer dan 100 toegewijde werknemers, wereldwijd werkend in meer dan 10 landen, leveren "operational excellence" — om antwoorden op de meest uitdagende vraagstukken van de supply chain te geven.
„Freight forwarding is a commodity, you have to be completely digital or you're gone.”
Samenwerking op alle niveaus
Door de toenemende shipments, de noodzaak om een betrouwbare, automatische track en trace oplossing hebben nam toe. Dit ging samen met de wens om een verbeterde, inzichtelijke workflow te hebben voor de werknemers. Een wijziging in software met een focus op tarieven is een noodzaak in een markt waar realties en transparantie erg belangrijk zijn. Met de start van deze zoektocht kwam Simply Orange uit bij Riege Software.
Betrokken in Mexico, betrokkenheid in Scope
Op basis van deze waardevolle feedback begon het Riege Software team in hun eerste Mexicaanse afdeling te investeren, met lokale ondersteuning en het ontwikkelen van landspecifieke kenmerken en integraties. Deze combinatie van lokale aanwezigheid en de mogelijkheid om naadloos de Mexicaanse eisen te integreren was een van de beslissende factoren voor Simply Orange.
„We knew from the very beginning that the challenge was tough, since Luz had a very clear and precise understanding of what he not only had in mind but declared to be mandatory. It was a blend of skills and experience that enabled us to finally meet these demands.”
Kort daarna ging Simply Orange MX in 2015 live met Scope. 13 gebruikers benutten de voordelen die Scope levert in standaard routines als Zeevracht, Luchtvracht en Douane, het laatste voor Nike MX en de omvangrijke Simply Orange internationale bandenhandel. Aangevuld met de tracking template in Scope Connect, voor het naadloos volgen van zendingen, volledige transparantie en het bijhouden van milestones voor alle betrokken partijen en met functies zoals de geautomatiseerde import van pre-alerts en het uploaden van documenten in Scope.
De resultaten van deze features en functies vertellen hun eigen verhaal. Simply Orange was heel snel in staat hun B/L en facturatie direct via Scope te verwerken. Release notes aan vervoerders, oorspronkelijk uitgevoerd met de hand, nu geautomatiseerd, resulterend in minder werk en meer betrouwbaarheid. Tarievering, één van de belangrijkste punten voor het succesvol doen van expeditie in Mexico, kan nu bevestigd worden met slechts een druk op de knop.
Integratie verplicht
Een van de kersen op de Scope taart is de mogelijkheid om diensten van of naar derden te integreren. Met de focus op Zeevracht gebruikt Simply Orange de diensten van INTTRA en Ocean Insights om alle zending gerelateerde zaken (boekingen en container statussen) te communiceren en te controleren. Aan de financiële kant van Scope is het populaire Mexicaanse boekhoudsysteem CONTPAQi geïntegreerd in juni 2017.
Specifiek voor de Mexicaanse markt en haar strikte overheidsregels voor bedrijven creëerde Riege Software integraties die wettelijk verplicht zijn. Mexicaanse bedrijven zijn verplicht alle uitgaande facturen elektronisch in te zenden naar SAT (Servicio de Administración Tributaria - Mexicaanse Ministerie van Financiën), met gebruikmaking van het CFDI (Certificado Fiscal Digital Internet). Het CFDI is het document dat als bewijs dient voor een factuur. Het is een bestand dat alle benodigde informatie bevat voor een geldige zakelijke transactie en zodra het verzonden is naar SAT, wordt het teruggestuurd met een uniek elektronisch factuurnummer. Op deze manier zijn alle betrokken partijen ervan verzekerd dat de factuur is goedgekeurd en geregistreerd bij SAT.
Meer functies, meer controle
Het toevoegen van functies aan Scope is geen doel op zich, maar een middel om het doel te bereiken. Sinds 1 juni 2017 maakt Simply Orange gebruik van de jobcosting functie van Scope, die meer controle over de zakelijke activiteiten geeft en snellere resultaten voor mogelijke optimalisatie in het financieel management laat zien.
„There are still more features demanded but I already try to actively push other companies towards Scope. Not for the benefit of Riege, but to shift collaboration between Simply Orange and partners to the highest level possible.”
Zoals altijd is er nog veel te doen. Maar dat is het concept van Scope. Scope is – niet meer, niet minder - de opsomming van haar verbeteringen. Het toevoegen van nieuwe functies en verbeteringen in bestaande functies, terwijl gedateerde processen tegelijkertijd met eenvoudige alternatieven worden vervangen, maakt Scope steeds sneller, effectiever en dus toekomstbestendig.